Estudio de Organización del Trabajo

Mediante estos estudios de organización de trabajo es insoslayable producir un cambio en la búsqueda de mayor eficiencia con los recursos que dispone cada entidad para elevar la productividad, la calidad y reducir los costos con la activa participación de los trabajadores.

La aplicación de sistemas de pago por los resultados directos en el trabajo, como lo plasma la Resolución 17 de 2014 del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, pago a destajo o el pago por rendimiento; contribuyendo al crecimiento de la producción y la productividad. Pero aun así, el avance es insuficiente lo que esta directamente relacionado con cierto estancamiento de la organización del trabajo, y otras vías que contribuyen a incrementar la productividad.

Los problemas se resumen en:

• Se aborda la organización del trabajo de forma superficial, sin profundizar en todos los elementos y sin enfoque de procesos.

• Se utilizan las normas para la planificación y medición del trabajo, sin embargo no existe una proyección adecuada ni una actualización de las mismas. Persisten normas obsoletas sin el adecuado análisis y control de su comportamiento, utilización de normas de las que no se conoce tiempo de vigencia ni método de elaboración.

• No se realizan estudios de aprovechamiento de la jornada laboral.

• Las plantillas son elaboradas sobre bases empíricas, no respondiendo a estudios de carga y capacidad, en correspondencia con el plan asignado a la empresa.

• Las decisiones sobre Organización del Trabajo, en una muestra de más de 2000 entidades, se toman en el 62% de los casos a nivel del Jefe de Recursos Humanos o especialistas y solo en el 36% a nivel del Director o el Consejo de Dirección. De igual forma las decisiones sobre la planificación de la fuerza de trabajo se toma en el 60% de los casos por el Jefe de Recursos Humanos o especialistas y solo en el 37% por el Director o Consejo de Dirección

A lo que se añade el criterio de que la aplicación de sistemas de pago por resultados suple la Organización del Trabajo.

La aplicación del Perfeccionamiento Empresarial ha influido en los resultados económicos alcanzados por la mayoría de las empresas, aunque no están exentas de las dificultades mencionadas anteriormente, lo que refuerza todavía más la necesidad de perfeccionar la Organización del Trabajo.

Los cambios que se proponen están dirigidos a revertir la tendencia de enfocar el incremento de la productividad a partir solo de mecanismos salariales, sin considerar estudios de organización del trabajo y la producción y potenciar la utilización de métodos y técnicas para ello, teniendo en cuenta, que ahí, es precisamente donde se encuentran las principales reservas, asociadas, entre otros, al estudio de los procesos de trabajo y los métodos que se utilizan, a la organización y servicio al puesto de trabajo, al análisis y diseño de los puestos, a la medición de los tiempos de trabajo y el establecimiento de normas actualizadas, a lograr una adecuada correspondencia entre cargas y capacidades combinando adecuadamente con la capacitación de los trabajadores, la atención y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, la evaluación del desempeño y la estimulación moral.

ANEXO No. 1

LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL ESTUDIO Y APLICACIÓN DE MEDIDAS DE ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

El estudio del trabajo es el registro y examen crítico sistemático de los métodos existentes para llevar a cabo un trabajo con el fin de mejorar la utilización eficaz de los recursos y establecer normas técnicamente fundamentos y actualizadas con respecto a las actividades que se están realizando

Por tanto, el estudio del trabajo tiene por objeto establecer como debe hacerse el trabajo, de la forma más sencilla y eficaz, en las condiciones existentes o en la proyección de nuevos procesos o procedimientos y fijar el tiempo norma para su realización con vistas a lograr el perfeccionamiento y racionalización de los métodos existentes o proyectados, incrementar la productividad del trabajo y la eficiencia del equipamiento, disminuir los costos y crear mejores condiciones de trabajo.

Para comprender cómo el estudio del trabajo reduce los costos y el tiempo que se invierte en determinado proceso, es necesario examinar detenidamente cómo está constituido el tiempo total de un trabajo.

El contenido básico de trabajo del producto o de operación: es el tiempo que se invierte en fabricar un producto, prestar un servicio o realizar una operación sin pérdidas de tiempo por ningún motivo.

En la práctica los tiempos reales invertidos en las operaciones son muy superiores a los teóricos debido al: contenido excesivo de trabajo, donde vienen a sumarse los elementos siguientes:

1. Contenido de trabajo suplementario debido a deficiencias en el diseño o en la especificación del producto o servicios o de sus partes, o a la utilización inadecuada de los materiales.

• Deficiencia y cambios frecuentes en el diseño de los productos o servicios

• Desechos de materiales.

• Normas incorrectas de calidad.

2. Contenido de trabajo suplementario debido a métodos ineficientes de producción o funcionamiento en el caso de las actividades de servicio.

• Mala disposición y utilización del espacio.

• Inadecuada manipulación de los materiales.

• Interrupciones frecuentes al pasar de la producción de un producto a otro.

• Método de trabajo ineficaz.

• Mala planificación de las necesidades de materias primas.

• Roturas frecuentes de las máquinas y equipos.

3. Contenido de trabajo debido al comportamiento de los recursos humanos.

• Ausentismo y falta de puntualidad

• Mala ejecución del trabajo

• Riesgo de accidentes y lesiones profesionales

Si esos factores se eliminan, se reduce el tiempo y el costo de la producción o servicio y, por tanto, incrementa la productividad. Por consiguiente, el estudio del trabajo debe evaluar si estos factores están presentes al examinar un proceso productivo o de servicios y establecer un método perfeccionado.

El estudio del trabajo solo surtirá efecto cuando haya sido aplicado integralmente y cuando todo el personal de la entidad esté convencido de que es preciso rechazar el desperdicio en todas sus formas – de materiales, tiempo, esfuerzo o dotes humanas- y no aceptar sin discusión que las cosas se hagan de cierto modo << porque siempre se hicieron así>>.

Técnicas del estudio del trabajo y su interrelación

El estudio del trabajo, comprende varias técnicas, y en especial el estudio de métodos y la medición del trabajo.

El estudio de métodos es el registro y examen crítico sistemático de los modos de realizar actividades con el fin de efectuar mejoras.

La medición del trabajo es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea según una norma de rendimiento preestablecida y actualizada.

El estudio de métodos y la medición del trabajo están estrechamente vinculados. El estudio de métodos se relaciona con la reducción del contenido de trabajo de una tarea u operación, en cambio, la medición del trabajo se relaciona con la investigación de cualquier tiempo improductivo asociado con ésta, y con la consecuente determinación de normas de tiempo para ejecutar la operación de una manera mejorada, tal como ha sido determinada por el estudio de métodos, con el objetivo de incrementar la productividad, tanto en procesos productivos como de servicios.

COMO ABORDAR EL ESTUDIO DEL TRABAJO PARA RESPONDER A LAS NECESIDADES DEL PLAN DE PRODUCCIÓN O SERVICIOS.

Es preciso recorrer ocho etapas fundamentales para realizar un estudio del trabajo, a saber:

1. Seleccionar el trabajo o proceso que se ha de estudiar.

Son tres los factores que condicionan la elección de un proceso o actividad:

• Consideraciones económicas: El estudio debe estar dirigido a:

a) Procesos claves que aseguran el cumplimiento del plan de producción o servicios asignado a la entidad.

b) Cuellos de botella que están entorpeciendo el proceso de producción o servicios u operaciones que requieren mucho tiempo.

• Consideraciones técnicas o tecnológicas: es determinante para acometer el trabajo identificar y trabajar con los que conocen el proceso.

• Consideraciones humanas: estudiar las actividades que causan la insatisfacción de los trabajadores, las que afectan su seguridad y salud. Es determinante antes de comenzar el estudio explicar a los trabajadores la necesidad y objetivo del estudio para lograr su implicación.

2. Registrar o recolectar todos los datos relevantes acerca del proceso de producción o servicios, utilizando las técnicas más apropiadas y disponiendo los datos en forma más cómoda para analizarlos.

3. Examinar loshechos registrados con espíritu crítico, preguntándose si se justifica lo que se hace, según el propósito de la actividad; el lugar donde se lleva a cabo; el orden en que se ejecuta; quién la ejecuta, y los medios empleados para eliminar, combinar, ordenar de nuevo o simplificar dichas actividades.

4. Establecer el método perfeccionado, teniendo en cuenta todas las circunstancias y utilizando diversas técnicas de gestión así como los aportes de dirigentes, trabajadores y otros especialistas, cuyos enfoques deben analizarse y discutirse.

Al utilizar las preguntas en el orden en que figuran a continuación:

¿Qué se debe hacer?

¿Dónde se debe hacer?

¿Cuándo se debe hacer?

¿Quién lo debe hacer?

¿Cómo se debe hacer?

Se puede tener una idea bastante atinada de las deficiencias de la operación presente y de las posibilidades de que surja un nuevo método perfeccionado. En muchos casos, sin embargo, la solución no es tan evidente y es posible que haga falta hacer investigaciones en otro lugar. Por lo tanto, no es prudente adoptar precipitadamente soluciones antes de investigar esas otras esferas conexas.

5. Evaluar los resultados obtenidos con el nuevo método en comparación con la cantidad de trabajo necesario y establecer un tiempo tipo.

6. Definir el nuevo método y el tiempo correspondiente, y presentar dicho método, a todos los trabajadores a quienes concierne, utilizando demostraciones.

7. Implantar el nuevo método, formando a los trabajadores que corresponda.

8. Controlar la aplicación del nuevo método siguiendo los resultados obtenidos y comparándolos con los objetivos.

Las etapas 1, 2 y 3 son inevitables, ya se emplee la técnica del estudio de métodos o la medición del trabajo; la 4 forma parte del estudio de métodos corriente, mientras que la 5 exige la medición del trabajo.